Alle ansatte i Skien kommune har taushetsplikt og plikt til å hindre at andre får tilgang til personlig informasjon om kommunens politikere og innbyggere. Denne personvernerklæringen skal gi informasjon om hvordan kommunen behandler personopplysninger i forbindelse med politiske prosesser i kommunen, fylket og landet, og bidra til trygghet og tillit i forhold til at personopplysningene blir ivaretatt på en korrekt og forsvarlig måte. Den er en utdyping i forhold til hvilke personopplysninger som behandles og kommer i tillegg til kommunens generelle personvernerklæring.
Opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, kalles personopplysninger.
Kommunedirektøren er ansvarlig for personopplysningene håndteres på riktig måte. Oppgavene knyttet til ansvaret for behandlingene i forbindelse med politikk og politiske valg er delegert til bystyresekretariatet og valgstyret.
Behandlingenes formål
Skien kommune må behandle personopplysninger om folkevalgte og innbyggerne i kommunen for å kunne ivareta de demokratiske prosessene i og den politiske styringen av kommunen, fylket og landet.
Sentrale lover for behandlingene
Valgloven styrer hvordan politiske valg til kommunestyre, fylkesting og storting skal organiseres og gjennomføres.
Kommuneloven bestemmer blant annet hvordan kommunene og fylkeskommunene skal organiseres slik at de demokratiske og politiske prosessene og styringen ivaretas.
Personopplysningsloven med personvernforordningen (GDPR) styrer hvordan personopplysninger vil bli behandlet. Denne loven krever blant annet at kommunen må ha et lovgrunnlag for å behandle personopplysninger.
Forvaltningsloven inneholder generelle regler for hvordan saker skal behandles og hvilke rettigheter man har som en part i saksbehandlingen. Disse rettighetene kommer i tillegg til rettighetene man har etter personopplysningsloven.
Offentlighetsloven inneholder regler for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Skien kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.
Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares, herunder om lagring i arkivinstitusjon, blant annet hvor lenge opplysninger må oppbevares før de eventuelt kan slettes.
Behandling av opplysninger om innbyggerne i kommunen
Valgmantall: Valgmantallet er en liste over alle stemmeberettigede innbyggere som er bosatt i kommunen 30. juni i valgåret. Folkeregistret er ansvarlig for føringene av listene og valgstyret i kommunen henter lister over innbyggerne derfra. Listene føres og utleveres til kommunen etter valgloven kapittel 2.
Kommunen ved valgstyret er pålagt å legge listene ut til offentlig gjennomsyn slik at innbyggerne kan sjekke om de er stemmeberettiget i kommunen. Dette er hjemlet i valgloven § 2-6 og valgforskriften kap. 1.
Det offentlige valgmantallet som legges ut til gjennomsyn inneholder navn, fødselsdato, adresse og valgkrets på alle stemmeberettigede innbyggere i kommunen. Opplysninger om stemmeberettigede som har hemmelig/beskyttet adresse/identitet etter folkeregisterloven publiseres ikke.
Politiske partier som stiller liste i de aktuelle valgene kan også få utlevert lister over bestemte grupper velgere.
De offentlige listene fjernes første virkedag etter valget.
Det er ikke mulig å kreve seg slettet fra disse listene.
Krav om reservasjon må rettes til Folkeregistrer
Krav om retting av opplysninger må rettes til Folkeregistret
Dine rettigheter
Dine rettigheter knyttet til behandling av personopplysninger er beskrevet i kommunens generelle personvernerklæring.
Kontakt personvernombud
Har du spørsmål om Skien kommunes behandling av personopplysninger, ta gjerne kontakt med vårt personvernombud, Grim Eide, på e-post: pvo@skien.kommune.no eller på telefon 47 71 30 95.
Klageadgang
Dersom du har opplevd noe du mener er et brudd på regelverket, kan du kontakte Datatilsynet ved å sende en skriftlig klage til postadresse:
Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
Datatilsynet vil så vurdere om saken skal følges videre.
Før du klager til Datatilsynet, vil det i mange tilfeller være lurt at du først retter spørsmål til den myndigheten, virksomheten eller organisasjonen som du mener har brutt personopplysningsloven. Dersom virksomhetens forklaring kommer frem i en eventuell klage til oss i etterkant, vil det kunne bidra til en raskere og mer effektiv saksbehandling. Ta kontakt med virksomhetens personvernombud for bistand.